Wdrożenie PMS dla 47 rozproszonych apartamentów
-41% czasu administracji
Zintegrowaliśmy zarządzanie lokalami w różnych częściach miasta. Czas pracy managera spadł o prawie połowę.
CityRent Kraków zarządzał 47 lokalami rozproszonymi między Starym Miastem a Podgórzem. Rezerwacje spływały z różnych portali, a pracownicy ręcznie przepisywali je do arkusza Excel, co zajmowało 3-4 godziny dziennie. Pomogliśmy spiąć wszystko w jeden system, żeby uniknąć błędów i nakładających się terminów.
Wyzwanie
Głównym problemem był brak synchronizacji kalendarzy między Booking a Airbnb w czasie rzeczywistym. W lipcu 2024 roku firma odnotowała 3 przypadki tzw. overbookingu, co wymusiło pilne przenoszenie gości do droższej konkurencji i stratę 2 400 PLN na odszkodowaniach. Dodatkowo menadżerka, pani Anna, traciła każdą niedzielę na ręczne rozliczanie ekipy sprzątającej, bo dane o wyjazdach były rozproszone w trzech różnych aplikacjach.
Podejście
Nasz zespół, z udziałem Piotra Wójcika, spędził 3 dni w biurze klienta przy ul. Starowiślnej, analizując codzienne zadania pracowników. Wybraliśmy system PMS dopasowany do specyfiki krakowskiego rynku, który obsługuje polskie stawki VAT i automatyczne raporty do urzędu miasta. Zamiast wdrażać skomplikowane funkcje, skupiliśmy się na automatyzacji kalendarza i panelu dla ekipy sprzątającej.
Rozwiązanie
Uruchomiliśmy centralny panel zarządzania (Channel Manager) dla wszystkich 47 lokali. Teraz każda rezerwacja automatycznie blokuje termin na pozostałych portalach w ciągu 45 sekund. Wdrożyliśmy też moduł mobilny dla personelu sprzątającego – pracownik po zakończeniu serwisu klika jeden przycisk, co od razu aktualizuje status pokoju w systemie i pozwala na wcześniejsze zameldowanie gości.
Rezultaty
Czas poświęcony na administrację jedną rezerwacją spadł o 41%. Firma całkowicie wyeliminowała błędy w kalendarzu i odzyskała kontrolę nad kosztami sprzątania.
Harmonogram
- Sierpień 2024 Audyt procesów i analiza błędów w rezerwacjach
- Wrzesień 2024 Konfiguracja Channel Managera i import 47 lokali
- Październik 2024 Szkolenie zespołu i pełne uruchomienie systemu
“Wreszcie widzę zysk na czysto bez szukania w pięciu tabelkach. System zwrócił się po 2 miesiącach pracy, a ja przestałem odbierać telefony z reklamacjami o 22:00.”