Wdrożenie systemów PMS

Ręczne pilnowanie kalendarza to prosta droga do strat

Spędzanie 2.5 godziny dziennie na sprawdzaniu maili z Airbnb i ręcznym przepisywaniu dat do Excela to marnowanie Twojego czasu. W bizoramentor widzimy to w liczbach: przy 9 apartamentach błąd ludzki zdarza się średnio raz na 17 rezerwacji. Często kończy się to overbookingiem w piątkowy wieczór, co kosztuje realne pieniądze i nerwy. Sprawdźmy tabelki – opłacenie noclegu w innym hotelu dla gościa, który nie zmieścił się w Twoim apartamencie na Kazimierzu, to koszt rzędu 420-680 PLN za jedną noc. My to eliminujemy.

Konkretny plan działania w 14 dni

Wdrożenie systemu Property Management System (PMS) zaczynamy od audytu Twoich 3 głównych kanałów sprzedaży. Nie instalujemy wszystkiego na raz, bo to rodzi chaos. Najpierw spinamy kalendarze w czasie rzeczywistym. Opóźnienie w przesyłaniu danych między Booking a Airbnb po naszej konfiguracji nie przekracza zazwyczaj 85 sekund. To daje pewność, że pokój sprzedany w jednej aplikacji znika z drugiej, zanim zdążysz odłożyć telefon. W drugim etapie, około 6 dnia współpracy, podpinamy moduł dla ekipy sprzątającej. Pani sprzątająca widzi na swoim telefonie, że gość spod 12-stki wymeldował się o 10:43 i może wejść do środka wcześniej.

Automatyzacja, która oszczędza 12 godzin tygodniowo

• Synchronizacja cen i dostępności na wszystkich portalach w 1.5 minuty.
• Automatyczne maile do gości z kodem do drzwi wysyłane dokładnie 24h przed przyjazdem.
• Raporty finansowe generowane jednym kliknięciem zamiast siedzenia nad fakturami w niedzielę.
• Moduł sprzątania z listą zadań i możliwością robienia zdjęć po zakończeniu prac.

Szkolenie zespołu bez lania wody

Nie robimy teoretycznych wykładów. Siadamy z Twoim pracownikiem na 3.5 godziny i klikamy na żywym organizmie. Pokazujemy, jak wystawić fakturę w 45 sekund i jak obsłużyć zwrot kaucji bez dzwonienia do szefa. Widzimy to w liczbach – po naszym szkoleniu liczba telefonów od zdezorientowanych pracowników spada o około 31% już w pierwszym miesiącu. Czysty zysk to nie tylko pieniądze, ale też Twój telefon, który przestaje dzwonić wieczorami w sprawie pomyłek w rezerwacjach.

Wyniki, które widać w raporcie miesięcznym

Jeden z naszych klientów, zarządzający 14 apartamentami przy ul. św. Gertrudy, odzyskał 2.400 PLN w skali kwartału tylko dzięki lepszemu pilnowaniu terminów płatności, które system zaczął sam przypominać. Bez marketingowego bełkotu – porządek w danych to wyższa marża. Jeśli masz co najmniej 4 apartamenty, inwestycja w dobry PMS zwraca się zazwyczaj po 5 miesiącach. Heads-up: nie bierzemy się za wdrożenia w grudniu ze względu na szczyt sezonu, więc warto planować terminy z wyprzedzeniem 3-tygodniowym.