Czysty zysk operacyjny
Koniec z zeszytem i Excelem
W marcu 2024 roku weszliśmy do obiektu przy ulicy Rakowickiej w Krakowie. Właściciel zarządzał tam 24 pokojami, korzystając głównie z papierowego kalendarza i dwóch rozbudowanych arkuszy Excel. Taki układ działał przy pięciu lokalach, ale przy dwóch tuzinach generował średnio 4 błędy w rezerwacjach miesięcznie. Każdy overbooking kosztował firmę około 420 PLN kary oraz mnóstwo nerwów personelu sprzątającego.
11 dni na porządki w danych
Naszą pracę zaczęliśmy od twardej weryfikacji obłożenia. Przez pierwsze 4 dni robocze czyściliśmy bazę danych, usuwając zdublowane wpisy i błędne numery telefonów gości. Wybraliśmy system PMS, który nie posiada zbędnych wodotrysków, ale za to świetnie radzi sobie z szybką synchronizacją. Całe wdrożenie techniczne zamknęliśmy w 11 dniach, wliczając w to konfigurację Channel Managera dla 3 głównych portali: Booking, Airbnb oraz Expedia.
Mierzalne efekty w grafiku
Sprawdźmy tabelki po pierwszym kwartale od zmiany. Czas potrzebny na wprowadzenie jednej rezerwacji spadł z 8 minut do zaledwie 45 sekund. W skali miesiąca recepcja odzyskała dokładnie 13.5 godziny, które wcześniej marnowano na ręczne przepisywanie danych z maili. Widzimy to w liczbach – koszty operacyjne spadły o 14%, bo pracownicy mogą teraz zająć się obsługą gości na miejscu, zamiast siedzieć w dokumentach. By wejść na ten poziom, nie potrzebowaliśmy drogich szkoleń, tylko logicznego ustawienia procesów.
Synchronizacja to nie magia
Podpięliśmy automatyczne powiadomienia SMS dla ekipy sprzątającej. Teraz, gdy gość wymeldowuje się z pokoju numer 107, pani Maria dostaje powiadomienie na telefon w ciągu 2 minut. Skróciło to czas przygotowania pokoju o średnio 22 minuty. To jest właśnie czysty zysk – mniej pustych przebiegów i lepsza rotacja gości. Bez marketingowego bełkotu o innowacjach, po prostu spięliśmy dwa narzędzia, które zaczęły ze sobą rozmawiać.
Heads-up: Wdrożenie systemu to tylko połowa sukcesu, drugą połową jest pilnowanie, by nikt nie wracał do robienia notatek na marginesie gazety. Inwestycja w oprogramowanie zwróciła się temu klientowi po 4.2 miesiąca samej oszczędności na unikniętych prowizjach za odwołane rezerwacje. Widzimy to w liczbach i to nas najbardziej cieszy w bizoramentor.